Invoice: saiba o que é, para que serve e como preencher

Por: | Data: abril 11, 2022

Alíquota Interestadual de ICMS

Invoice é um documento utilizado para documentar e regularizar do ponto de vista fiscal as transações comerciais internacionais.

Dito isso, é preciso esclarecer que se a sua empresa exporta mercadorias ou serviços para o exterior, é muito importante que você saiba o que é uma Invoice e como preencher esse documento.

Em tradução literal para o português, “Invoice” significa fatura. Documento que na prática é muito similar às notas fiscais que as empresas devem emitir a cada operação de venda ou prestação de serviços em território nacional.

No entanto, enquanto as notas fiscais são emitidas para o registro de operações nacionais, as Invoices devem ser emitidas para legalização das operações internacionais.

Mas afinal, como gerar uma Invoice? Quem é o responsável pelo seu preenchimento? Quais impostos incidem sobre esse tipo de documento?

Para saber mais continue conosco, pois neste artigo você vai conferir essas e outras respostas.

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O que é uma Invoice?

Comercial Invoice, Invoice Internacional ou apenas Invoice é uma espécie de fatura emitida para registro de operações comerciais internacionais, ou seja, entre empresas e clientes que estão localizados em países distintos.

Em outras palavras, podemos dizer que a Invoice é um tipo de nota fiscal para exportação de produtos e serviços, tendo portanto, a mesma importância que outros tipos de nota fiscal, como por exemplo, a NFSe – Nota Fiscal de Serviços e a NFe – Nota Fiscal Eletrônica.

A emissão da Invoice é obrigatória?

Apesar de ser recomendada para todas as operações comerciais internacionais, a legislação em vigor, especifica que a emissão da Invoice é obrigatória apenas para transações superiores a 3 mil dólares ou de valor equivalente em outra moeda.

Vale destacar que a empresa que não emite a Invoice para legalizar suas transações internacionais, pode enfrentar uma série de problemas com o fisco, incluindo a aplicação de multas e a apreensão de mercadorias.

Quais informações devem constar em uma Invoice?

Para que tenha valor fiscal e cumpra os seus objetivos, a Invoice precisa conter uma série de informações, dentre as quais, podemos destacar:

  • Data de emissão;
  • Número do documento;
  • Nome e endereço completo da empresa emissora;
  • Nome e endereço completo do comprador, ou seja, do destinatário;
  • Descrição completa da mercadoria, ou do serviço prestado, incluindo o NCM;
  • Tipo de transporte utilizado na operação comercial;
  • Local de embarque e de desembarque;
  • Preço unitário, moeda e valor total;
  • Peso bruto, peso líquido e quantidade;
  • Forma de pagamento;
  • Condições e termos de vendas, também conhecidas como Incoterms;
  • Assinatura do emissor da Invoice (indicado).

Clicando aqui, você pode conferir a tabela NCM completa.

Como preencher e emitir uma Invoice?

Diferentemente das notas fiscais que utilizamos em território nacional, não existe um modelo padronizado para as Invoices utilizadas nas transações internacionais.

Sendo assim, fica a critério do emissor, optar pela utilização de formulários pré-formatados e disponibilizados gratuitamente na internet, ou mesmo criar o seu próprio formulário.

O importante, é que a Invoice contenha todas as informações listadas no tópico anterior e seja preferencialmente preenchida em inglês, uma vez que essa é a língua considerada universal no comércio internacional.

Além disso, a Invoice precisa ser emitida em três vias iguais, devidamente carimbadas e assinadas pelo seu emissor.

Como funciona o pagamento de uma Invoice?

As Invoices devem ser pagas, com base na forma de pagamento informada no documento, por meio de bancos tradicionais que ofereçam serviços de transferência internacional.

Como opção, também é possível utilizar fintechs e plataformas financeiras especializadas na conversão de moedas e efetivação de transferências e pagamentos internacionais.

Além disso, é importante destacar que sobre as operações comerciais no mercado internacional, podem incidir impostos específicos, dentre eles o II – Imposto de Importação e o IE – Imposto de Exportação.

Como registrar a Invoice na contabilidade?

Para lançar corretamente uma Invoice na contabilidade, sua empresa precisará de um serviço contábil especializado, uma vez que se faz necessário observar a taxa de câmbio adotada no dia da operação.

O valor de uma Invoice pode variar de forma significativa em função da taxa de câmbio em vigor no dia da operação, e por consequência, impactar no valor dos impostos relacionados à operação.

Qual a diferença entre Invoice e ProForma Invoice?

Enquanto a Fatura ProForma é o documento inicial da negociação, a Invoice é um dos documentos finais da operação, enviado juntamente com o Conhecimento de Embarque e o Packing List.

Apesar de não possuir valor contábil ou jurídico, a Fatura ProForma é um documento importante nas negociações comerciais internacionais, pois indica com antecedência ao comprador quais serão os custos envolvidos na operação em questão.

Como importar e exportar mercadorias?

Para operar no mercado internacional, as empresas precisam de um CNPJ ativo, ou seja, em situação regular perante o fisco e também de habilitação no Siscomex – Sistema Integrado de Comércio Exterior.

Também é importante destacar que além da Invoice as operações de importação e exportação envolvem uma série de trâmites e documentos específicos, dentre os quais, podemos destacar:

  • Certificado de origem;
  • Conhecimento de embarque;
  • Declaração de Importação;
  • Fatura Comercial;
  • Fatura ProForma.
  • Licenciamento de Importação;
  • Packing List ou Romaneio de Carga.

Sendo assim, em função das particularidades e exigências desse mercado, é comum que empresas que almejam atuar no cenário internacional, contratem uma assessoria especializada em operações de importação e exportação.

Por sua vez, com o crescimento do nível de maturidade no mercado, muitas dessas empresas acabam desenvolvendo departamentos próprios de comércio exterior.

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