Como lançar nota fiscal: Confira passo a passo completo





Como lançar nota fiscal

Por: | Data: março 28, 2022

Como lançar nota fiscal

Você sabe o que é, quando e como lançar nota fiscal de entrada? As notas fiscais são tradicionalmente utilizadas para registro das movimentações fiscais de uma empresa, incluindo a prestação de serviços e a venda de mercadorias.

No entanto, o que nem todos sabem, é que as notas fiscais também são utilizadas para registrar operações no sentido contrário, ou seja, entradas e devoluções de mercadorias.

Deseja saber mais sobre o assunto e descobrir como lançar nota fiscal?

Então, você chegou ao lugar certo! Continue conosco e acompanhe esse conteúdo até o final.

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento emitido eletronicamente para informar ao governo a realização de operações envolvendo mercadorias e serviços, para fins de regularização das operações e cálculo de impostos.

Dentre as informações que precisam constar em uma nota fiscal, podemos destacar:

  • Data e hora da emissão;
  • Nome da empresa emissora da NF;
  • CNPJ da empresa responsável pela emissão da CNPJ;
  • Endereço completo da empresa;
  • Endereço completo do cliente;
  • CPF ou CNPJ do cliente;
  • Nome completo ou razão social do cliente;
  • Listagem dos produtos e serviços;
  • Valor dos impostos.

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Vale destacar que a emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas e está prevista na legislação em vigor, atribuindo inclusive multas e penalidades para aqueles que deixam de emitir o documento e registrar corretamente suas operações.

O que é nota fiscal de entrada?

As notas fiscais de entrada são utilizadas para registrar a entrada e a devolução de mercadorias para o estoque de uma empresa.

Esse tipo de nota fiscal é emitida com códigos CFOPs de entrada, ou seja, aqueles que começam com 1, 2 ou 3 e indicam:

  • CFOP iniciado em 1: Compra ou entrada de mercadorias com origem no mesmo estado.
  • CFOP iniciado em 2: Compra ou entrada de mercadorias com origem em outro estado.
  • CFOP iniciado em 3: Compra ou entrada de mercadoria com origem em outros países.

Veja alguns CFOPS, frequentemente utilizados para o lançamento de nota fiscal de entrada:

  • 1201 Devolução de venda de produção do estabelecimento;
  • 1202 Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros;
  • 1553 Devolução de venda de bem do ativo imobilizado;
  • 1554 Retorno de bem do ativo imobilizado remetido para uso fora do estabelecimento;
  • 1904 Retorno de remessa para venda fora do estabelecimento;
  • 1914 Retorno de mercadoria ou bem remetido para exposição ou feira;
  • 1915 Entrada de mercadoria ou bem recebido para conserto ou reparo.

Quando lançar nota fiscal de entrada?

Confira algumas situações, onde a empresa precisa lançar nota fiscal de entrada:

  • Para registrar a devolução de uma venda;
  • Quando compra mercadorias sem nota fiscal;
  • Quando itens que saíram para eventos e exposições retornam;
  • Quando a empresa comprar mercadoria importada do exterior;
  • Quando itens que saíram para conserto ou reparo retornam;
  • Dentre outras possibilidades.

Como lançar nota fiscal de entrada?

Agora que você sabe o que é e quando lançar uma nota fiscal de entrada, é hora de conferir como lançar nota fiscal.

Confira o passo a passo:

  1. Registre e legalize a sua empresa: Para lançar uma nota fiscal de entrada, você precisará de um CNPJ e também de uma Inscrição Estadual, ambos os documentos devem estar ativos, ou seja, em situação regular com o fisco.
  2. Adquira um certificado digital: Você também precisará de um certificado digital, dispositivo utilizado para validar e transmitir as notas fiscais ao fisco.
  3. Sistema emissor de notas fiscais: Por fim, você precisará de um sistema de gestão que possua recursos para emissão de notas fiscais eletrônicas.

Após cumprir os requisitos acima, basta preencher a nota fiscal com todas as informações exigidas e transmitir o documento para o fisco, registrando e regularizando suas operações de entrada.

Como lançar nota fiscal para controle de estoque?

Nos tópicos anteriores você conferiu como lançar nota fiscal de entrada para registro e legalização de diversas operações envolvendo a entrada e o retorno de mercadorias.

No entanto, existem situações onde as notas fiscais são lançadas apenas para fins internos de controle de estoque.

Para facilitar o seu entendimento, vejamos um exemplo ilustrativo:

João é proprietário do supermercado “Vende Barato Ltda” e, portanto, realiza compras frequentes para manter o estoque e as prateleiras do seu supermercado devidamente abastecidos.

A cada mercadoria que chega, ele recebe uma nota fiscal de venda, emitida pelo seu fornecedor, discriminando todos os itens entregues, incluindo o valor dos impostos e também o valor pago pelas mercadorias.

Ao receber essas notas fiscais, João conferia as mercadorias e logo em seguida guardava as notas fiscais em uma pasta para entregar ao contador.

Até então, estava tudo certo, mas à medida que o seu negócio começou a crescer, João começou a encontrar dificuldades para controlar o estoque, e em virtude disso, começou a ter prejuízos.

Nesse momento ele contratou uma consultoria de gestão que o orientou sobre a importância e como lançar nota fiscal para controle de estoque.

Sendo assim, ao receber as notas fiscais de compra João passou a não só conferir as mercadorias, como também lançar todas as NFs que recebia, em um sistema para controle de estoque.

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Benefícios de lançar nota fiscal para controle de estoque

O lançamento de nota fiscal para controle de estoque é uma prática comum e que garante uma série de benefícios para as empresas, incluindo:

  • Controle das quantidades em estoque;
  • Controle do valor total do estoque;
  • Maior assertividade na compra de mercadorias.

Existem diversos sistemas no mercado que permitem a importação de notas fiscais para controle de estoque.

Normalmente, as informações são importadas via chave de acesso ou xml da nota, o que agiliza o processo, não sendo necessário o lançamento manual, item a item.

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