Por: JáCalculei | Data: novembro 6, 2020
Todo empreendedor deve conhecer, mesmo que de forma sucinta, como funciona, a importância e os tipos de notas fiscais. Esse é um documento que deve fazer parte do funcionamento de qualquer empresa.
Por isso, neste artigo, vamos falar sobre alguns tipos de notas, para que servem e por que elas são tão importantes. Veja!
Notas fiscais (NFs) são documentos que certificam uma compra ou prestação de serviços. Nelas, estão registradas as informações de onde o produto foi comprado, quando e qual o valor. Elas registram, portanto, as vendas de uma empresa e servem como garantia para o consumidor. É como uma certidão de nascimento de uma transação.
É por meio das notas fiscais que toda a contabilidade de uma empresa pode ser feita, servindo para que os impostos fiquem em dia e corretamente quitados.
Além disso, por meio de uma NF, o responsável pelas finanças da empresa consegue estimar o faturamento do negócio, quais foram os produtos ou serviços responsáveis por esses faturamos e também organizar melhor o estoque e administrar a produção.
As NFs têm extrema importância legal e administrativa para o funcionamento de qualquer companhia. A empresa que não realiza essa emissão pode sofrer consequências consideráveis. Já aquelas que se enquadram no Simples Nacional e que não emitem notas, tem o imposto calculado pelo regime de caixa.
Não emitir notas fiscais é considerado sonegação de impostos, uma prática ilegal. As consequências são muito sérias para as empresas.
Segundo os artigos 1º da Lei 8.137/1990 e 44 da Lei 9.430/1996, a penalidade desse ato constitui uma reclusão de dois a cinco anos e também uma multa. Além disso, dependendo do caso, essas penas podem ser aplicadas se a empresa não realizar a emissão da forma correta.
Existem diversos tipos de notas fiscais, algumas em versões físicas, outras digitais. Cada uma corresponde ao tipo de transação que a empresa está realizando, assim como o tipo de produto ou serviço, que será documento nelas. Veja, a seguir, os principais tipos.
A nota fiscal eletrônica é um documento digital que registra uma operação comercial, como compra e venda e também prestação de serviços. Dentre suas vantagens estão a redução de custos, uma maior padronização do documento e a possibilidade de ser integrada à plataformas digitais de gestão financeira da empresa.
Essa é uma nota fiscal que só existe digitalmente. Ela é gerada e armazenada pela prefeitura da cidade da empresa, Ambiente Nacional ou uma entidade conveniada responsável por prestação de serviços.
A diferença entre esse tipo de NF e a NF-e é que a NFS-e registra apenas vendas de produtos, já a NFS-e registra prestação de serviços.
A NF eletrônica ao consumidor é um documento digital que registra transações entre empresa e consumidor final. Sua emissão é feita em vendas (e compras) presenciais ou entregas diretas para o consumidor.
As notas fiscais avulsas devem ser emitidas por empresas não contribuintes do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ou seja, por aquelas que não são obrigadas a emitir NF Eletrônica como MEI, microempresa ou pequena empresa e até pessoas físicas (profissionais autônomos cadastrados).
Esse tipo de nota refere-se a situação em que as mercadorias são exportadas e precisam ser oficializadas diante da Secretaria da Fazenda. É o documento que valida o produto exportado ao consumidor no exterior, permitindo que ele seja registrado no país de destino.
Quando uma empresa precisa movimentar seus produtos para um lugar que não seja o destino final (como uma entrega direta ao consumidor final), será necessária a nota fiscal de remessa. Após a remessa, será preciso uma nota fiscal de retorno.
Como exemplo temos a distribuição de produtos entre várias unidades de uma mesma loja e/ou empresa. Em casos assim, é obrigatório que essa NF esteja junto a essas mercadorias.
Depois de uma empresa emitir uma NF, quem avalia sua padronização, aprova ou rejeita é a Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ). Se forem encontradas irregularidades referente às informações do emissor ou destinatário, quer dizer que ela foi denegada.
Na Nota Fiscal Denegada o número da NF fica registrada na SEFAZ e não pode ser reutilizado. Já na Nota Fiscal Rejeitada, o documento pode ser reenviado para a SEFAZ utilizando a mesma numeração.
As NFs de transporte eletrônico documentam as prestações de serviços de transporte de carga aérea, ferroviária, rodoviária, aquaviário, dutoviário. Esse tipo é emitido apenas no formato digital.
É fundamental que a NF seja emitida de acordo com o tipo de empresa, seu porte e tipos de serviços prestados. Por essa razão, o empreendedor deve ter bem claro todas as suas obrigações fiscais, com isso, já é possível fazer a emissão das notas por conta própria, sem precisar de auxílio da contabilidade.
Para tirar mais dúvidas, entre em contato com uma empresa especializada em atividades contábeis, como a Já Calculei. Conheça nossos serviços!
