7 dicas de organização para a sua empresa prosperar

Por: | Data: maio 24, 2022

7 dicas de organização para a sua empresa prosperar

Todo empreendedor quer prosperar um negócio empresarial, mas para isso precisa de organização e controle sobre diversos aspectos, como finanças, funcionários dedicados e produtos e serviços que atendam às necessidades do mercado consumidor.

Você pode até ter entrado no mercado certo e estabelecido um modelo de negócios adequado, mas se a sua equipe e outros aspectos do seu empreendimento não seguirem uma determinada organização, alcançar o sucesso pleno pode ser mais demorado.

Organizar uma equipe de trabalho, e a própria empresa, devem fazer parte do seu plano de crescimento. Isso ajuda a montar uma organização escalável que, em tempos de expansão, cresce da maneira certa.

Nenhuma decisão precipitada sendo tomada, nenhuma carga de trabalho superdimensionada para sua equipe e a cultura da sua empresa e os clientes atuais não terão que sofrer nenhum impacto: é disso que se trata uma organização à prova de futuro incerto.

Por que organização é crucial para o crescimento?

Muitas empresas trabalham para o crescimento mas, quando isso começa a acontecer, são pegas de surpresa em quesitos organizacionais e rotina de atividades, visto que as demandas podem aumentar.

Com isso, os funcionários podem não conseguir lidar com a carga de trabalho extra, aumentando o tempo de espera para seus clientes e retardando outros processos produtivos.

Esse tipo de crescimento não guiará sua empresa na direção certa, e até fará mal a longo prazo. Você tem uma reputação a zelar por seus funcionários e o próprio mercado consumidor.

As empresas bem-sucedidas são construídas de uma maneira que as prepara para o crescimento, adequando processos e ferramentas ao longo do tempo, seja uma simples manutenção em notebook ou até mudanças dentro da organização geral da empresa.

Além disso, elas são flexíveis e capazes de agir rapidamente, com processos e procedimentos estruturados, o que as ajuda a liberar tempo para tarefas importantes, e a automação ajuda os colaboradores ainda mais.

Os negócios de sucesso também são construídos sobre uma base de cultura de crescimento. A visão do negócio é comunicada com clareza e todos se sentem como parte do processo.

A forma como a organização está estruturada e como os fluxos de trabalho são configurados permite que todos atuem da melhor forma possível. Nenhum talento ou tempo é perdido e a comunicação é aprimorada, devido sua importância.

7 dicas de organização para expansão dos negócios 

Se o crescimento geral estiver na lista de prioridades, é preciso ter organização e adotar algumas práticas para expandir os negócios empresariais de forma efetiva.

Para auxiliar nesse processo, elencamos 7 maneiras, em forma de dicas, para organizar a equipe e trilhar o caminho do sucesso.

1.Estabeleça uma visão clara da empresa

Tudo começa com uma visão e imersão de toda a sua organização nessa cultura. A clareza é sua amiga e um planejamento estratégico deve levar em conta para onde você quer ir e como você quer chegar lá.

Pense em que tipo de empresa você quer ser e como deseja crescer/expandir. Não só em termos de números e receita financeira, mas também em que tipo de empregador e influenciador você deseja estar no mercado em que atua, independente se for uma multinacional que atua com tecnologia ou construtoras em sp, é necessário avaliar seu tipo de negócio.

Que diferença você gostaria de fazer para as comunidades locais, grupos minoritário ou o mundo como um todo?

Formule uma visão abrangente de crescimento que não deixe nada ao acaso.

2.Nutra uma cultura de expansão

Hora de comunicar essa visão ambiciosa e plano de crescimento para sua força de trabalho.

Conhecer os objetivos de longo prazo de sua empresa ajudará as pessoas a entenderem os próprios papéis no quadro geral.

Esse alinhamento também funciona como um grande motivador, porque eles sabem o que têm que fazer e como a atividade afetará o crescimento, ou então retardará todos os processos.

Outra parte de nutrir uma cultura de crescimento está em permitir que as pessoas experimentem e cometam erros, em certos graus e projetos. Afinal, aprender com os fracassos é a receita, nem tão secreta, para encontrar e aplicar melhorias.

Por último, mas não menos importante, complete sua cultura de crescimento com total transparência. Uma empresa de instalação de energia solar, por exemplo, deve ser clara com seu público sobre o que acredita, mas também com seus colaboradores, para que todos estejam alinhados.

Se você deseja ter uma força de trabalho organizada e engajada, deixe-os ver o que está acontecendo dentro de outras partes da organização além da área em que o colaborador atua.

Isso mostrará a eles os impactos das próprias ações, o que também melhora a comunicação entre os departamentos.

3.Forneça as ferramentas necessárias 

Ter uma visão de negócios clara e uma compreensão do que a empresa representa é útil, mas não é nada sem as ferramentas que o ajudarão a chegar ao objetivo final.

Seja ter o software certo ou uma ferramenta apropriada para os ajustes das peças para CNC, disponibilizar as ferramentas corretas ajuda a equipe a encontrar o que precisa. Ainda assim, é importante garantir que sua equipe tenha as habilidades necessárias para realizar o trabalho.

Reúna-se com eles e pergunte o que facilitaria o trabalho, permita que eles testem algumas ferramentas antes de escolher aquela que melhor se encaixa nos processos de produção, ou treine-os para novas ferramentas.

Este pode ser um sistema de CRM (Customer Relationship Management), ou seja, para a gestão de relacionamento com o cliente, que ajuda a alinhar diversos processos, como:

  • Atendimento ao cliente;
  • Finanças;
  • Marketing;
  • Vendas.

O suporte também pode ser uma ferramenta de comunicação como o Trello, que permite o acompanhamento dos trabalhos de forma online, com a facilidade que o cloud computing pode oferecer nos dias atuais.

Além disso, ferramentas – mesmo que pareçam simples – como o Google Calendar, darão aos funcionários acesso a modelos diversos de cronogramas e uma visão melhor da própria rotina e das demandas da equipe.

Não há mais estilo livre do que todos criando documentos de uma maneira própria.  Com isso, a organização passa a ser de competência de todos.

Outro elemento que pode valer a pena investir é na manutenção de nobreak, para evitar que os equipamentos do local de trabalho sejam prejudicados. Manter o local de trabalho sempre operante é primordial para o segmento das atividades.

Para ter certeza de sua decisão, é preciso conversar com os funcionários e descobrir em que ponto otimizações podem ser aplicadas ou em que a organização precisa ser melhorada.

Isso também pode significar que eles consideram algumas ferramentas que usam como inúteis ou demoradas, portanto, esteja preparado para fazer alterações.

4.Ajude a equipe a entender as funções

Ao planejar o futuro, é importante destacar para as equipes as funções que elas ocupam e o que é preciso ser feito para refletir em crescimento. Isso os ajudará a se sentirem valorizados e a saberem onde estão os pontos fortes.

Comece definindo responsabilidades, mesmo que seja preciso escrever uma descrição de trabalho nova e atualizada para todos, como se estivesse contratando um novo funcionário e especificando as rotinas.

Faça perguntas como: “O que esperar de você no dia a dia? Quais habilidades e recursos você usará?”.

Se seus funcionários esquecem quem é oficialmente responsável pelo quê e passam muito tempo procurando brinquedos para cachorros hiperativos sem definir a pessoa certa para o trabalho, diversos impactos podem ocorrer na rotina, como comunicação ineficiente entre os setores.

Nas horas extras ou no processo de integração, essas dinâmicas podem se tornar obscuras e as linhas ficam turvas.

Por isso deixe claro quem está no comando em qualquer situação e comunique isso abertamente. Dessa forma, cada um conhece o próprio trabalho, mas também dos outros, para agilizar a comunicação.

5.Capacite as pessoas para tomar decisões

O crescimento requer pensar e agir rápido. Se você quer ser veloz, é hora de trabalhar como uma máquina de fazer gelo em cubo industrial preço em sua linha de comando. Não literalmente, é claro.

Em muitas organizações, os funcionários precisam pedir conselhos ou aprovação de outra pessoa para determinadas ações.

Embora ocasionalmente isso seja simplesmente necessário, não deve ser o padrão. Isso cria um vai-e-vem constante, mesmo que as pessoas já saibam que obterão uma certa aprovação para algo, com base em experiências anteriores ou o próprio conhecimento.

É para isso que eles foram contratados, pela experiência e pelo conhecimento. Portanto, elimine as solicitações desnecessárias e as conversas que precisam ser levadas aos gestores, e capacite-os a assumir o controle dos trabalhos.

6.Meça as métricas corretas

Os KPIs (Key Performance Indicator), os indicadores-chave de desempenho, devem ser usados para motivar as pessoas e ajudá-las a estruturar as tarefas.

É por isso que deve-se definir e escolher bem os KPIs, vinculando-os a métricas relevantes para o crescimento da empresa, e também para o crescimento pessoal dos funcionários.

Trabalhar com KPIs de taxa de crescimento, taxa de rejeição, ROI (Return Over Investiment), entre outras métricas, ajuda a se concentrar mais na saída de qualidade e menos na entrada de atividades.

As horas passadas atrás de uma mesa significam muito menos do que os negócios reais proporcionados pelas empresas de manutenção de elevadores e as metas de produtividade alcançadas.

7.Monitore o desempenho e revise

Como está todo mundo? Faça essa pergunta com frequência e realmente ouça com atenção as respostas, além de realizar a própria análise sobre o desempenho e desenvolvimento do negócio.

Verifique regularmente o progresso dos funcionários, equipes e projetos e pergunte se eles veem espaço para melhorias, identificando aquelas que fazem sentido serem aplicadas.

Às vezes, mesmo uma prática simples, como definir pomodoros para a conclusão de atividades específicas, pode trazer um impacto relevante no resultado final da produtividade da organização. Por isso, esteja atento às diversas oportunidades e ferramentas.

Conclusão

Reorganizar todo o seu negócio empresarial não é feito em uma semana ou em um mês. Na verdade, manter tudo funcionando sem problemas será um processo contínuo.

Ainda assim, se você começar com essa visão abrangente em mente e souber porque está fazendo tudo isso, então estará se ajudando, e também os funcionários, a acordar todo dia pela manhã prontos para se envolver no crescimento profissional e empresarial.